Önemli Projeler İçin Başarı Reçetesi ! 20.03.2014 – Ercan Cihan, Principal Consultant

Proje kariyerimde, hem tedarikçi hemde müşteri şeklinde masanın her iki tarafında oturan biri olarak, çok çeşitli ve büyük proje ekipleriyle birlikte zorlu programlar ve proje teslimlerinde çalışma fırsatım   oldu.

Önceki iş yerim Ford Otosan’dan ayrıldıktan sonra, teknik, finans, kültürel  ve projelerde paydaş yönetimi gibi özelliklerle donanmış 20 yıllık değerli iş tecrübemi paylaşmak için Proje Yönetimi danışmanlık alanına geçtim. Tecrübelerimi paylaşmak için bu yazıyı kaleme almamın sebebi ise, aktif operasyonel ve imalat çevresinden ayrılmama rağmen sektörden çalışma arkadaslarımın, değişik ülkelerdeki müşteri ve tedarikçi kontaklarımın, çeşitli proje yönetimi konularında sorular sorması, tavsiyeler istemesidir. Bir çok başarılı projeden sonra (bazı projeleri  problemli olarak devralıp ilerletmek de oldukça tecrübe kazandırdı tabiki), proje yönetimi ve imalat sektörlerinde kullanılabilecek özgün bir tecrübe ve yetenek setini sizlerle paylaşmak istedim.

Bana sorulan bir çok sorunun ve bilginin haricinde, genel olarak “proje başarılarının ardında <gizli reçete> nedir ?” sorusu duruyordu.

Bu sebeple, proje ve programlardaki tecrübelerimin ve önemli gördüğüm içeriklerinin özünü, proje başarıları için doğru bir tarif olarak biçimlendirmeye ve yansıtmaya çalıştım. Uygulayıcılar gelecek projelerini planlar ve hazırlarken başarı noktalarından faydalanmasını ümit ediyorum:

  1. Proje ekibi şekillendirilirken, farklı teknik yetenek, tecrübe ve kişilik özelliklerine sahip bir ekibin oluşturulmasının sağlanması. Bu yaklaşım yaratıcı tartışmaların, yapıcı ekip içi zorlukların ve mücadelelerin oluşmasına imkan verir ve projelerin (kaynak vs) optimizasyonuna yardımcı olur.
  2. Proje yöneticilerinin duygu ve düşüncelerini ifade edebilecekleri yeteneklerini ve problem çözme kabiliyetlerini ve  gösterebilecekleri ve baskı altına susma gibi zorlayıcı davranışların olmadığı bir iş ortamının oluşturulması.
  3. Zaman ve maliyet baskılarının altındayken bile, tüm önemli zamanlama ve kilometre taşları, proje fazlarındaki geçiş dönemlerinde ekiple birlikte karar verebilme irade ve beceresini gösterebilme.
  4. Genişleyen büyük organizasyonların kültüründe, çok sayıda uygulama ve hareket tarzının olmasından ötürü firma adeta bir “korku cumhuriyeti” ne benzemiş ise, proje ekibinin duygusal bir çöküntü yaşamasına ve hırpalanarak odağını kaybetmesine izin vermeksizin zamanında ve cesaretli bir şekilde bu atmosferin getirdigi zorluklarla uğraşmak program yöneticisinin temel görevidir.
  5. Program yöneticisi, proje liderlerinin gelişim alanlarını belirleyip koçluk ve mentorluk yaparken, proje ekibinin güçlü yönlerini ön plana çıkarır ve vurgular. Zayıf taraflarını, grup önünde sergilemez ve eleştirmez. Bu ekipte bütünlük ve uyum sağlar. (Kişisel uygulamalarımda ekibin hareket ve davranışlarımdan herhangi bir şüpheye kapılmamalarına özellikle özen gösterdiğimi güveni her zaman ön plana çıkarma çabamı hatırlıyorum)
  6. Ekip üyeleri beraber gülüp, yaşamlarında kişisel yön ve görüşleri paylaşabildikleri bir sosyal ortamın oluşturulması. Projeleri devreye alırken, proje takımının eğlence ve sosyal birliktelikleri destekleyip olanaklı hale getirmeye çalıştım. Bunun iş yerindeki ekip dinamiğini pozitif olarak etkilediğine sahit oldum.
  7. İş ortami zorlu ve sert olabilir, her ne seviyede olursa olsun Proje Liderinin asıl görevlerinden biri proje ekibini dış baskılardan her ne pahasına olursa olsun korumaktır. Bu “tampon” görevi, proje ekibine nefes alacak zaman ve önemli ve kilit çıktıları sağlayabilecek çalışma ortamı sağlayacaktır.
  8. Proje konu ve endişelerinizi proje ekibine dikte ederek paylaşmayın. Proje konularının iletişiminde, istişare ederek ve onlara geri bildirim verme fırsatı vererek, dinleyerek  ilerleyin. Böylece, projenin gidişati konusunda ekibin size verebileceği kritik geri dönüşleri ve girdileri yakalayabilirsiniz. Bu yaklaşım, proje ekibinin, sorumluluklarını içinden gelerek kalbi ve aklıyla sahiplenmesine yardımcı olacaktır. Bu özellikle görevlerin tamamlanmasında kendini ispatlamış bir yöntemdir.

 

Sonuç olarak, başarılı proje ve program çıktılarının oluşmasında proje kariyerimde bana yardımcı olan yukarıdaki  8 önemli noktayı, diğer bir deyişle “proje başarı reçetesi” ni özetlemeye çalıştım. Bilhassa, projelerdeki  tecrübelerim, sosyal ve kültürel etkileşimlerin sürdürülebilir proje başarıları için anahtar bir rol üstlendiğini göstermektedir. Bir yere kadar somut ve öngörülebilir olan, Proje zaman kontrol noktalarının yönetimi, zaman planı araçları (yazılımları), bütçe takibi vb. konular herhangi bir proje için önemli ve destekleyici süreçlerdir. Ancak, insan davranışları ve psikolojisi soyut ve öngörülemezdir. Bu noktada başka bir soru ortaya atılabilir. Proje ekibinin ahenkli ve kendini işe adayarak sürekli çalışacağı, daha istikrarlı bir seviyeye nasıl  ulaşılır ? Başka bir deyişle, kompleks, somut,  zorlu ve kapsamlı konular içeren işler yaparken, ekiple yakın kişisel ilişkileri nasıl geliştirip hemde bu ilişkiyi koruyalım? Bu sorunun cevabını basitçe tek bir kelimeyle ifade edebilirim. “Saygı”. Çalışma fırsatı bulduğum arkadaşların kişisel özelliklere, tarz ve yaratıcılıklarına saygı göstermeye her zaman samimiyetle önem verdim. Bunun karşılıklı olduğunu umuyorum. Çünkü bu kendine özgü, saygı dolu çalışma tarzının  tüm çalışma arkadaşlarım ve proje ekibi üyeleri tarafından, değerinin anlaşılıp takdir edildiğini gördüm. Çalışma arkadaşlarımdan aldığım sayısız pozitif geri bildirimi, varsayımım için dayanak ve kuvvetli bir işareti olarak gösterebilirim.

 

Tüm program yöneticileri için, kariyerlerinde en azından bir defa “doğru malzemelerle ve doğru miktarda karıştırılmış kusursuza yakın bir içeriği olan” bir projede, ekip üyelerinin kendini değerli hissedeceği, başarılı proje teslim ederek gurur duyacağı bir ortamda çalışma fırsatı yakalamalarını ve böyle projelere öncülük etmelerini ya da içinde yer almalarını dilerim.

 

 

14 Responses to Önemli Projeler İçin Başarı Reçetesi ! 20.03.2014 – Ercan Cihan, Principal Consultant

  1. Cuma Lemi Ulucay dedi ki:

    Hallo Ercan.
    Ich habe mit vergnügen deinen Beitrag hier gelesen.
    Und du hast es Punkt gebracht. Respekt ist sehr wichtig. Man sollte immer Respekt vor seinen Lieferanten, Kunden und Kollegen haben.

    Ich wünsche Dir beruflich noch viel Erfolg.

    Selamlar ve saygilar
    Cuma Lemi Ulucay

  2. Özlem Öztürk dedi ki:

    Proje yöneticisinin önemli görevlerinden biri “tampon ” olmak – – – bayıldım

  3. Murathan TOKTAŞ dedi ki:

    Yazmış olduğunuz makalede nokta atışları görüyorum. Hem hizmeti yapan, hem de alan kişiler için….
    Umarım birçok kişi bu makaleyi okuma fırsatı bulur ve dikkate alır.
    Saygılarımla
    Murathan TOKTAŞ

  4. Etkan Mutlu dedi ki:

    Ne kadar dogru tesbitlerde bulunmussunuz.
    Bir projede, Liderinden caycisina kadar calisan insanlarin, ayni ruh ve tek vucut olarak calismasi, projenin her bir bireyinin kendisini degerli ve onemli bir parcasi gibi gormesi, her turlu saygiyi ve ovguyu hak etmesi projenin basarisinin daha baslamadan % 50 sini olusturdugu kanisindayim.
    Degerli gorusleriniz ve sunumunuz icin
    tesekkur ederim.
    Selamlar
    Erkan Mutlu

  5. Anil Karter dedi ki:

    Ercan Bey Merhaba,

    Proje insan kaynağı konusunda, firmalardaki onemli bir eksiklik de ise uygun eleman değil elemana uygun iş bulma yanilgisina dusmeleri. Böylece eldeki malzeme ile pişen çorbadan musteri de nasiplenmek zorunda kaliyor. Liyakat sadece kamuda değil pek çok özel sermaye sirketinde de malesef onemsenmiyor. Kısa vadede kazanç gibi görünen kalifiye eleman gerektiren işe ucuz iş gücü uzun vadede özel sermaye gerçekten zarar veriyor.

    Saygi konusundaki görüşlerinize katilmamak imkansiz.

    Makalelerinizin devamini bekler, şirketlerde kilit pozisyonlarda bulunan kisilere iadeli taahhütlü postalamanizi tavsiye ederim…

    Saygilarimla…

  6. Volkan KARAKUŞ dedi ki:

    Merhaba Ercan Bey,

    Makalenizi zevkle okudum. Bu bakış açısının yalnız bir Proje Liderinde değil, herhangi bir alanda ekibine liderlik eden / edecek herkeste bulunması gerektiğini düşünüyorum. Kariyer hedeflerimi gerçekleştirirken önerileriniz her zaman aklımın bir köşesinde olacaktır.

    Saygılarımla
    Volkan KARAKUŞ

  7. Gökhan Besler dedi ki:

    Merhaba Ercan Bey;

    Bİr projenin başında kafamızda olan ve planladığımız şeyler bellidir. Ekibin kurulması, görev dağılımı, genel ve detay planların çıkartılması, takip toplantıları…vs

    Ama bütün bu planlar, toplantılar ve kilometre taşları arasında göz önünde bulundurmayı unuttuğumuz bir şey vardır, ekibin motivasyonu ve projeye koyduğu katkının tanınması, hakkının teslim edilmesi…..

    Çünkü unutmayalım ki bir projeyi başarılı kılan ve sonuca ulaşmasını sağlayan o ekibin üyeleridir. Bu yüzden takım olabilmek ve ahenk içinde çalışabilmek önemlidir. Ekip eğer motive ve ahenk içinde çalışabiliyorsa projeyi en zor noktalardan alıp en başaralı noktalara taşıyacaktır.

    Proje yönetimindeki en önemli konu olan insan faktörünün altını çizdiğiniz için teşekkür ederim.

    Saygılarımla;

  8. Fevzi Ozcakmak dedi ki:

    Deneyimlerinizi, sektörel gelişim adına bizlerle paylaşmanızı takdir ediyorum. Her iş bir projedir ve her projenin asıl kaynağı insan ve organizasyonel yapıdır. Yukarıda yazdığınız 8 maddenin özünde proje çalışanlarının projeye etkisini bir bakıma özetlemişsiniz. Bu da demek oluyorki proje başarısının sırrı kaynak, zaman, bütçe, finans, kalite v.s. den daha çok, iyi bir organizasyon ve insan diziliminden oluşmakta. Bunu başardığınız ve/veya başarabileceğiniz tüm firmaların yolu açık olsun.
    İşlerinizede ve özel yaşantınızda başarılarınızın devamını dilerim.

    Saygılarımla.
    Fevzi Özçakmak

  9. Murat Çeviköz dedi ki:

    Merhaba Ercan,

    Proje Yönetimi hakkında yazmış olduğun makalende belirttiğin gizli reçetenin sadece proje yöneticileri için değil herhangi bir alanda yöneticilik yapan tüm kişiler tarafından dikkate alınması gerektiğini düşünüyorum. Özellikle yazının son bölümünde bahsettiğin “Saygı” konusunun başarıda çok önemli olduğuna inanıyorum.

    Tecrübelerini bizler ile paylaştığın için teşekkür ederim.

    Sevgilerimle,

    Murat Çeviköz

  10. Selçuk Sakin dedi ki:

    Selam Ercan Bey ,

    Goruslerinize tamamen katiliyorum , ayrica projelerin basarisinda kilit rol oynayan asagidaki ana basliklari ilave etmek istiyorum.
    Makalenin detaylarinda bazi basliklarim vardi fakat yinede ilave etmek istedim . Bu onemli yazilarinizin devamini beklerim.

    1- Tum proje ekiplerinin ayni ortak paydada bulusmasi
    2- Paylasim
    3- Tecrubeye dayali bilinmeyenlerin sorularak ogrenilmesi ,
    4-Dogru verilere dogru zamanda ulasilmasi
    5- Dogru geri bildirimlerin zamaninda yapilmasi
    6-Musteri ve imalatci paylasimlari
    7-Proje baslangiclarinda musteri talepleri / standartlarinin dogru anlasilmasi
    8- Proje kilometretaslarinda imalatci / musteri iliskilerinin dogru ve zamninda yurutulmesi
    9 – Her zaman eksik yaptigimiz basariya taktir etme , ekibi alkislama ve basariyi degerlendirme.
    10-Projelerden cikarilan derslerin bir sonraki projelere aktarilmasi

  11. Cengiz Konak dedi ki:

    Merhaba Ercan Bey;

    Deneyimlerinizi paylaşmış olduğunuz makale için öncelikle teşekkür ediyorum.

    İnsan kaynağı sayısı ve etkinliği, insan ilişkileri ve ortak hedefler ile birçok projenin başarılı sonuçlanacağı konusunda hemfikirim. Burada program yöneticisinin tampon görevi kadar, ekibin proje hedef ve gerekliliklerini ne kadar değer verdiği de büyük önem taşıyor.

    Ekip ruhu ile yönetilen, ortak payda projelerinin her zaman daha başarılı olduğunu günümüzde sık görüyoruz. Baskı altında bile düzen ve hedeflerinden sapmayan program yöneticileri ekipleri ile birlikte başarıya ulaşan liderler oluyor. Projenin yolları her zaman patika taşlar ile döşeli… Tökezlesense de devam etmeyi bilmeli ve başarıya ulaşmalıyız.

    Yazılarınızın devamını bekliyor olacağım.

  12. taner buyukyildiz dedi ki:

    Ercan Bey merhaba,

    Tespit ve teşhisleriniz tüm ekip liderliği yapan yöneticiler için çok güzel bir el kitabı olur ellerinize sağlık..

  13. Irem Balaban dedi ki:

    Merhaba Ercan Bey,
    Yazı sadece proje yönetimi için değil, her türlü yönetici için yol gösterici olmuş. Naçizane, riskleri baştan enine boyuna değerlendirmeyi ve projeden anlamayanları işe karıştırmamak için uygun strateji 🙂 geliştirmeyi ekleyebilirim. Selamlar

  14. Armağan Ekrem GÖYÜNÇ dedi ki:

    Merhaba Ercan Bey,

    Yazınızı ne yazık ki yeni okudum. Dolayısı ile birazda geç kalmış bir şekilde okudum. Temelde aynı noktaların üzerinde çok doğru tanımları ortaya koymuşsunuz. Tüm yaşamda her zaman işlerin temel kaynağı İnsan. bu kaynağın doğru yerde, doğru olarak kanalize edilmesi gerekir. Size cevap yazan arkadaşların çoğu ile çeşitli projelerde çalışma imkanım oldu, Herkesin sıkıntısı aynı, ekip içerisinde yer alırken değerinin verilmemesi, yanı saygı gösterilmemesi. Yaşamda temel olan karşılıklı saygı ve sevginin eksik olmasıdır. Yaşam içerisinde yer alan işlerin hepsi tekil olarak değil ekip olarak başarıyı getirir. Bir futbol takımı sahadaki 11 ve yedekleri ile onların arkasındaki teknik ekip, sağlık ekibi vs. ile bir bütündür. Basketbol takımıda, voleybol takımıda aynı şekildedir. Restorant’da da aşçı ne kadar önemli ise, garson ve valede aynı öneme sahiptir. Her yerde ekip olmayı bilmek bizleri başarılı kılar. Bu anlayışı ve mantığı benimsemiş olan işletmelerde de ekipler her zaman başarılı olur.
    Tekrar teşekkürler güzel ve değerli fikirlerinizi bizlerle paylaştığınız için, selam ve sevgilerimle.

    Armağan Ekrem GÖYÜNÇ

Bir cevap yazın


+ 8 = onaltı

Sosyal medya ile bizle bağlı kalın!   >> Facebook Twitter LinkedIn RSS RSS RSS